Polityka prywatności

Wprowadzenie

Poniżej informujemy Cię o przetwarzaniu Twoich danych osobowych i prawach, które przysługują Ci na mocy europejskiego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), jeśli zawierasz umowę kupna nowego pojazdu lub jesteś naszą osobą kontaktową dla takiej umowy. Dane osobowe w rozumieniu RODO to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej („osoby, której dane dotyczą”), np. imię i nazwisko, adres, adres e-mail, dane zamówienia, dane pojazdu.

W naszej polityce prywatności używamy różnych innych terminów zdefiniowanych w RODO. Obejmują one terminy takie jak przetwarzanie, ograniczenie przetwarzania, profilowanie, pseudonimizacja, administrator, podmiot przetwarzający, odbiorca, strona trzecia, zgoda, organ nadzorczy i organizacja międzynarodowa. Odpowiednie definicje tych terminów można znaleźć w art. 4 RODO.

1. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych i z kim mogę się skontaktować?

Administratorem danych osobowych jest:
GD AUTO GROUP SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Krakowska 32a, 05-555 Wólka Kosowska
(zwane dalej „GD AUTO GROUP” lub „my/nasz”)

Możesz skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych pod powyższym adresem z dopiskiem „do wiadomości inspektora ochrony danych” lub pocztą elektroniczną pod adresem iod@gdauto.pl

2. Skąd pozyskujemy Twoje dane i jakich kategorii danych to dotyczy?

Przetwarzamy dane osobowe, które otrzymujemy od Państwa w ramach naszego stosunku umownego, a w szczególności w ramach zawarcia umowy kupna oraz wszelkiej komunikacji pocztowej, elektronicznej i telefonicznej, która może mieć miejsce.

Kategorie przetwarzanych danych są następujące:

  • Dane osobowe klienta lub osoby kontaktowej u klienta, w szczególności imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail; płeć, data urodzenia, PESEL, NIP (w przypadku klienta biznesowego);
  • W przypadku upoważnionych przedstawicieli, ich dane podstawowe, w szczególności nazwa, adres, numer telefonu, adres e-mail, data urodzenia;
  • Dane umowy, takie jak data zamówienia i potwierdzenia, a także numer obciążenia i data dostawy, data przekazania pojazdu objętego umową, data rozpoczęcia gwarancji;
  • Dane pojazdu, w szczególności rodzaj dostarczonego pojazdu, numer identyfikacyjny pojazdu, data pierwszej rejestracji, numer rejestracyjny;
  • Pliki cookie oraz dane, które pozostawiasz odwiedzając nasze strony internetowe lub portale społecznościowe.

Gdy odwiedzasz nasz serwis zbieramy dane dotyczące emisji z Twojego pojazdu, które zostaną przesłane do producenta samochodu w celu zgłoszenia zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2021/392. Gromadzenie danych będzie odbywać się za każdym razem, gdy pojazd jest serwisowany, chyba że jako właściciel pojazdu wyraźnie odmówisz udostępnienia tych danych. Gromadzone dane to: numer identyfikacyjny pojazdu, całkowite zużycie paliwa (cały okres użytkowania), całkowita przebyta odległość (cały okres użytkowania), całkowite zużycie paliwa podczas operacji rozładowywania (żywotność), całkowite zużycie paliwa podczas pracy zwiększającej ładowanie wybierane przez kierowcę (czas eksploatacji), całkowita odległość przebyta podczas pracy z wyczerpywaniem ładunku przy wyłączonym silniku (okres eksploatacji), całkowita odległość przebyta w czasie pracy przy rozładowaniu silnika (okres eksploatacji), całkowita odległość przebyta w pobieranym przez kierowcę ładunku zwiększającym się praca (żywotność), Całkowita energia sieciowa do akumulatora (żywotność).

3. W jakim celu przetwarzamy Twoje dane i na jakiej podstawie prawnej?

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z przepisami europejskiego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) i lokalnymi przepisami o ochronie danych w następujących celach i na podstawie następujących podstaw prawnych:

Podstawa prawna: Wykonanie umowy lub wykonanie czynności prowadzących do zawarcia umowy na żądanie osoby, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Cel: Dane osobowe są przetwarzane w celu wykonania naszych zobowiązań umownych wobec Państwa, w szczególności również w celu wykonania umowy gwarancyjnej. Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu wykonania umowy, w tym przetwarzania wszelkich roszczeń gwarancyjnych, a także w celach obsługi klienta. W szczególności przetwarzanie danych klientów w celu świadczenia przez nas obsługi klienta obejmuje następujące cele:

  • Świadczenie usług pomocy drogowej dla klientów
  • Świadczenie usług gwarancyjnych dla klientów
  • Zapewnienie wsparcia technicznego dla klientów
  • Odszukanie odpowiednich części dla klientów
  • Wyszukanie pojazdów wymagających naprawy

Dalsze szczegóły można znaleźć w naszych odpowiednich dokumentach umownych, w szczególności w warunkach zamówienia.

Podstawa prawna: Uzasadnione interesy, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Cel: Przetwarzamy Twoje dane poza faktycznym wykonaniem umowy, o ile jest to konieczne do ochrony uzasadnionych interesów naszych lub osób trzecich lub umożliwia nam poprawę jakości naszych usług. Obejmuje to następujące przetwarzanie danych:

  • W zakresie niezbędnym do dochodzenia roszczeń prawnych i obrony przed sporami prawnymi;
  • Badanie jakości po usłudze lub sprzedaży polegające na kontakcie telefonicznym lub e-mailowym;
  • Przetwarzanie danych wewnątrz GD AUTO GROUP w celu wypełnienia naszych zobowiązań umownych oraz wymogów prawnych i regulacyjnych w następujących celach:
    • wsparcie gwarancyjne i pogwarancyjne;
    • audyty wewnętrzne i sprawozdawczość;
    • obsługa księgowa i finansowa;
    • obsługa i wsparcie IT;
    • procedury weryfikacji zgodności i procesy RODO.

Podstawa prawna: Zgodność z obowiązkami prawnymi, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Cel: Podlegamy również obowiązkom prawnym, tj. wymogom ustawowym. Obejmują one w szczególności wypełnianie obowiązków w zakresie przechowywania, kontroli i sprawozdawczości wynikających z prawa podatkowego i rachunkowego. W szczególności Producent przetwarza dane dotyczące pojazdu i emisji, o których mowa w pkt 2, w celu spełnienia wymogów rozporządzenia wykonawczego (UE) 2021/392, a Administrator na mocy umowy dealerskiej udostępnia te dane Producentowi.

4. Kto może uzyskać dostęp do moich danych?

W naszej firmie dostęp do Twoich danych uzyskają tylko te działy i pracownicy, którzy potrzebują ich do wypełnienia naszych zobowiązań umownych i prawnych. Wykorzystywane przez nas podmioty przetwarzające (art. 28 RODO) mogą również otrzymywać dane do tych celów. Są to firmy z kategorii usług IT, logistyki, usług poligraficznych, telekomunikacji, windykacji, doradztwa prawnego i podatkowego oraz marketingu. W przypadku, gdy korzystamy z usług podmiotów przetwarzających w celu świadczenia naszych usług, podejmujemy odpowiednie środki prawne oraz odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony danych osobowych zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa.

Co do zasady ujawniamy Twoje dane stronom trzecim, które nie są naszymi podmiotami przetwarzającymi, tylko wtedy, gdy jest to konieczne, na przykład:

  • na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO do celów umownych lub
  • na podstawie wymogów prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO lub
  • na podstawie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie ekonomicznego i skutecznego prowadzenia naszej działalności lub
  • gdy wyrazili Państwo zgodę na przekazanie danych.

Twoje dane są udostępniane Producentowi pojazdu na mocy umowy dealerskiej obligującej nas do przekazywania Twoich danych w ściśle określonych przypadkach zgodnie z polityką prywatności Producenta.

Wspólna kontrola i udostępnianie danych między nami a Producentem
Twoje dane mogą zostać udostępnione innemu autoryzowanemu dealerowi przez Producenta, który tak jak my posiada podpisaną umowę dealerską. Dane te udostępniane są w celu świadczenia usług gwarancyjnych, pogwarancyjnych i innych usług związanych z pojazdem oraz w celach marketingowych, o ile klient wyraził zgodę na cele marketingowe. Dotyczy to danych określonych powyżej, tj. w szczególności imienia i nazwiska, adresu, telefonu, e-maila, danych umowy, modelu i numeru identyfikacyjnego pojazdu (VIN).

W celu przetwarzania danych osobowych my i Producent jesteśmy współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO. Zgodnie z art. 26 RODO zawieramy umowę o współadministrowaniu z Producentem i ujawniamy istotę umowy osobom, których dane dotyczą. Główną treścią niniejszej umowy jest to, że my jako Administrator danych jesteśmy dla Państwa pierwszym punktem kontaktowym w sprawie dochodzenia praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 15 i nast. RODO. Niezależnie od powyższego, mogą się Państwo skontaktować zarówno z nami, jak i z Producentem w celu skorzystania z praw osoby, której dane dotyczą. Wymieniając dane osobowe, opieramy się na naszych uzasadnionych interesach w zakresie działania wydajnego systemu dystrybucji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz na wykonywaniu zobowiązań umownych, w szczególności umowy gwarancyjnej (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W przypadku dochodzenia roszczeń gwarancyjnych lub skorzystania z naszych usług gwarancyjnych lub innych usług związanych z pojazdem, przekażemy Państwa dane (w szczególności imię i nazwisko, dane umowy zakupu, datę pierwszej rejestracji, model pojazdu, numer VIN oraz numer rejestracyjny) do autoryzowanych warsztatów wykonujących daną usługę.

Transfer danych poza EOG (wewnątrz struktury Producenta)
W ramach transferu danych Producent udostępnia wyłącznie numer identyfikacyjny pojazdu (VIN) i model samochodu (bez przekazywania danych osobowych takich jak imię, nazwisko, adres, e-mail czy numer telefonu) z podmiotami macierzystymi i powiązanymi z Producentem z siedzibą poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, zgodnie z polityką prywatności Producenta.

Inne transfery danych
Wszelkie inne przekazywanie danych stronom trzecim, które nie są podmiotami przetwarzającymi, odbywa się wyłącznie na podstawie wymogów prawnych. W tych warunkach odbiorcami danych osobowych mogą być np. organy państwowe (w tym finansowe, podatkowe, administracyjne, karne lub sądowe).

5. Jak długo będą przechowywane moje dane?

Dane zebrane w celach określonych w niniejszym dokumencie będą przechowywane tylko tak długo, jak będzie to konieczne, w szczególności przetwarzamy i przechowujemy Twoje dane osobowe przez czas trwania naszego stosunku umownego.

  • Dane znajdujące się na dokumentach finansowych (faktury) – 5 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatków za daną transakcję;
  • Dane na zamówieniach, umowach – 6 lat dla osób fizycznych i 3 lata dla osób prawnych;
  • Zgody marketingowe – 3 lata od udzielenia zgody lub ostatniego kontaktu marketingowego;
  • Pliki „cookie”: Pliki stałe – zostaną w przeglądarce do czasu, aż samodzielnie je usuniesz lub gdy minie czas określony w parametrach pliku cookie. Pliki sesyjne – zostają tak długo, aż wyłączysz przeglądarkę, wyjdziesz z niej lub wylogujesz się ze strony internetowej.

Zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym (UE) 2021/392 rzeczywiste dane dotyczące danego pojazdu są gromadzone przez maksymalny okres 15 lat od dnia, w którym dane dotyczące tego pojazdu zostały po raz pierwszy zgłoszone Europejskiej Agencji Środowiska (EEA). Numery VIN i zebrane dane rzeczywiste są następnie przechowywane przez następujące okresy:

  • a. przez Administratora do momentu przekazania tych danych do Producenta;
  • b. przez Producenta do momentu zgłoszenia tych danych w dniu 1 kwietnia każdego roku, ze skutkiem od 2022 r.;
  • c. przez organy i zakłady odpowiedzialne za badania przydatności do ruchu drogowego, do czasu przekazania tych danych do EOG lub do organu wyznaczonego przez państwa członkowskie do przekazywania danych do EOG;
  • d. przez organy wyznaczone przez państwa członkowskie do zgłaszania danych rzeczywistych do EOG, do czasu corocznego zgłaszania tych danych do dnia 1 kwietnia;
  • e. przez EOG – przez okres 20 lat od daty pierwszego przesłania danych do repozytorium danych biznesowych (BDR) EOG zgodnie z art. 9 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego (UE) 2021/392 lub do centralnego repozytorium danych zgodnie z art. 10 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego (UE) 2021/392.

Ponadto zabezpieczenie dowodów w zakresie ustawowych przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń może wymagać dalszego przechowywania. Dalsze przechowywanie przez ograniczony czas opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów w zakresie dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych.

6. Czy dane są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej?

Podane dane są przetwarzane przede wszystkim na terenie Unii Europejskiej. W przypadkach, gdy przekazanie danych następuje do krajów trzecich (np. USA lub Chin), w odniesieniu do których Komisja Europejska nie wydała decyzji o odpowiednim poziomie ochrony (art. 45 RODO), stosowane są odpowiednie zabezpieczenia prawne, w tym Standardowe Klauzule Umowne UE.

Uwaga: Ochrona danych osobowych w wybranych państwach trzecich może nie odpowiadać w pełni poziomowi ochrony danych wymaganemu przez UE. W związku z tym może istnieć ryzyko dostępu do danych przez lokalne organy państwowe bez możliwości skutecznego skorzystania ze środków ochrony prawnej.

7. Jakie prawa przysługują mi jako osobie, której dane dotyczą?

Zgodnie z art. 15 RODO mają Państwo prawo wiedzieć, czy dotyczące Państwa dane osobowe są przetwarzane, a w takim przypadku mają Państwo prawo dostępu do swoich danych osobowych. W takim przypadku przekażemy Ci przechowywane dane osobowe. Masz również prawo do informacji szczegółowo określonych w art. 15 ust. 1 RODO (prawo dostępu nie jest nieograniczone; jego ograniczenia określa art. 15 ust. 4 RODO).

Zgodnie z art. 16 RODO mają Państwo prawo do uzyskania sprostowania nieprawidłowych danych osobowych oraz do uzupełnienia niekompletnych danych. Zgodnie z art. 17 RODO mają Państwo prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), chyba że dalsze przetwarzanie jest konieczne do wykonania umowy, wypełnienia obowiązku prawnego lub obrony roszczeń. Zgodnie z art. 18 RODO mają Państwo prawo zażądać ograniczenia przetwarzania danych. Zgodnie z art. 20 RODO przysługuje prawo do przenoszenia danych dostarczonych Administratorowi w ustrukturyzowanym i powszechnie używanym formacie. W dowolnym momencie mogą Państwo wycofać udzieloną zgodę ze skutkiem na przyszłość.

Informacje o prawie do sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO
Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO (w tym profilowania). W przypadku wniesienia sprzeciwu przestaniemy przetwarzać te dane, chyba że wykażemy nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy lub konieczność dochodzenia roszczeń. Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw przysługuje w dowolnym momencie i skutkuje zaprzestaniem przetwarzania w tych celach.

Wszelkie zgłoszenia oraz sprzeciwy można kierować na adres e-mail: iod@gdauto.pl lub pisemnie na adres siedziby GD AUTO GROUP. Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

8. W jakim stopniu zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie w indywidualnych przypadkach?

Co do zasady nie stosujemy w pełni zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. Gdyby takie procesy miały zostać wdrożone, poinformujemy o tym osobnym komunikatem. Nie stosujemy również zautomatyzowanego profilowania wpływającego na Twoje prawa.

9. Czy mam obowiązek podania danych?

Podanie danych osobowych jest niezbędne do nawiązania, wykonania i rozliczenia umowy (w tym umowy sprzedaży pojazdu oraz obsługi gwarancyjnej) lub wynika z wymogów prawa. Bez ich podania zawarcie lub realizacja umowy nie będzie możliwa.

10. Aktualizacje informacji o ochronie prywatności

Ze względu na zmiany przepisów prawa lub rozwój technologiczny regularnie aktualizujemy naszą politykę prywatności. Aktualny dokument jest zawsze dostępny w serwisie internetowym salonu.